質(zhì)量監(jiān)督檔案的管理與利用

■文/呂亞林

隨著質(zhì)監(jiān)事業(yè)的不斷發(fā)展，進(jìn)一步加強(qiáng)各級(jí)質(zhì)監(jiān)機(jī)制的內(nèi)部基礎(chǔ)管理工作顯得尤為重要。質(zhì)監(jiān)檔案工作是質(zhì)監(jiān)部門(mén)基礎(chǔ)工作的重要方面，只有不斷提高檔案管理水平，科學(xué)規(guī)范地開(kāi)展檔案管理工作才能使之更好地服務(wù)于質(zhì)監(jiān)事業(yè)的發(fā)展，進(jìn)而為社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制的進(jìn)一步完善做出貢獻(xiàn)。

總體來(lái)看，質(zhì)監(jiān)部門(mén)的所有檔案大致包括六大類(lèi)：一是文書(shū)檔案；二是會(huì)計(jì)檔案；三是人事檔案；四是案件檔案；五是標(biāo)準(zhǔn)化管理檔案；六是聲像、實(shí)物檔案。隨著質(zhì)監(jiān)部門(mén)的職能不斷擴(kuò)大，所形成的檔案種類(lèi)豐富、專(zhuān)業(yè)特色也較為鮮明。因此，它的管理不能僅僅套用一般檔案的管理方法。

質(zhì)監(jiān)檔案的管理

一、保證檔案收集的完整、齊全

各類(lèi)質(zhì)監(jiān)檔案分散于各部門(mén)、各科室，收集難度較大。我們要將收集工作作為質(zhì)監(jiān)檔案工作的一個(gè)重點(diǎn)工作來(lái)抓，努力做到各部門(mén)和載體的檔案的應(yīng)收盡收、齊全完整。具體來(lái)看，應(yīng)納入收集范圍的質(zhì)監(jiān)檔案主要包括：

1、質(zhì)量監(jiān)督案件檔案。

主要包括立案審批；現(xiàn)場(chǎng)檢查記錄；調(diào)查筆錄、行政案件討論記錄；行政處罰決定書(shū)；送達(dá)回證、結(jié)案報(bào)告、審查表等。

2、文書(shū)檔案。

主要有業(yè)務(wù)工作會(huì)議文件材料；機(jī)關(guān)黨組、支部、工會(huì)、共青團(tuán)、協(xié)會(huì)活動(dòng)文件材料；上級(jí)機(jī)關(guān)、本機(jī)關(guān)關(guān)于紀(jì)檢監(jiān)察、行風(fēng)建設(shè)、信訪、綜合治理的文件材料；上級(jí)機(jī)關(guān)、本機(jī)關(guān)關(guān)于財(cái)務(wù)、審計(jì)、資產(chǎn)管理的文件材料；上級(jí)機(jī)關(guān)、本機(jī)關(guān)關(guān)于計(jì)量、質(zhì)量監(jiān)督管理的文件材料；上級(jí)機(jī)關(guān)、本機(jī)關(guān)關(guān)于行政執(zhí)法的文件材料等。

3、會(huì)計(jì)檔案。

包括會(huì)計(jì)憑證、賬冊(cè)、財(cái)務(wù)報(bào)告等會(huì)計(jì)核算專(zhuān)業(yè)資料。

4、人事檔案。

包括履歷材料；自傳材料；鑒定、考察、考核材料；學(xué)歷、學(xué)位、學(xué)績(jī)、培訓(xùn)和專(zhuān)業(yè)技術(shù)情況的材料；政歷材料；黨團(tuán)材料；獎(jiǎng)勵(lì)材料；違紀(jì)處理材料；工資、任免等材料；其他材料。

5、標(biāo)準(zhǔn)化管理檔案。

包括企業(yè)代碼、IC卡、企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、采標(biāo)管理中形成的文字、圖表等材料。

6、聲像實(shí)物檔案。

包括各項(xiàng)工作活動(dòng)照片、錄音、錄像帶；各類(lèi)榮譽(yù)照片和實(shí)物（獎(jiǎng)旗、獎(jiǎng)品等）。

二、推進(jìn)質(zhì)監(jiān)檔案管理的規(guī)范化

1、質(zhì)監(jiān)檔案既有與其他機(jī)關(guān)具有共性管理方法的檔案（包括文書(shū)檔案、會(huì)計(jì)檔案、人事檔案、聲像實(shí)物檔案），又有內(nèi)容與管理方法都獨(dú)具特色的專(zhuān)業(yè)檔案（包括案件檔案、標(biāo)準(zhǔn)化管理檔案）。具有共性管理方法的檔案其整理應(yīng)分別遵循《機(jī)關(guān)檔案業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范》、《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》、《干部檔案工作條例》等要求進(jìn)行。

2、專(zhuān)業(yè)檔案中，上級(jí)部門(mén)有業(yè)務(wù)要求的，應(yīng)按上級(jí)要求進(jìn)行整理，如案件的整理遵循質(zhì)監(jiān)案卷的要求進(jìn)行；上級(jí)部門(mén)未作統(tǒng)一要求的標(biāo)準(zhǔn)化管理專(zhuān)業(yè)檔案，應(yīng)結(jié)合工作實(shí)際確定切實(shí)可行的整理方法，其中企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、采標(biāo)檔案，應(yīng)遵循檔案材料形成的客觀規(guī)律，以一家企業(yè)的一份標(biāo)準(zhǔn)為單位組合案卷，將有關(guān)的文字、表格裝訂成冊(cè)。而企業(yè)代碼、IC卡檔案，則采用動(dòng)態(tài)管理方法較為適宜。因?yàn)槠髽I(yè)代碼、IC卡的適用都有一定的時(shí)限，過(guò)了適用時(shí)限，同一企業(yè)要重新申請(qǐng)新的企業(yè)代碼和IC卡，相應(yīng)形成新的企業(yè)代碼、IC卡檔案。因此，企業(yè)代碼、IC卡檔案的形成是動(dòng)態(tài)的，其管理方法也相應(yīng)是動(dòng)態(tài)的，即以一家企業(yè)為單位組合案卷，卷內(nèi)材料不裝訂，以活頁(yè)形式存放入盒（袋）。

3、要做好照片檔案的收集歸檔工作。照片檔案的收集要盡量做到齊全完整，一是做到照片、底片和說(shuō)明三部分齊全完整，底片與影像要相符，這也是整理、立卷歸檔每一張或一組照片檔案的基本要求。二是要維護(hù)照片檔案的有機(jī)聯(lián)系和歷史完整性，不能割裂分散零亂堆砌，只有這樣才能完整地反映事物、事件的本來(lái)面貌。在整理照片檔案時(shí)，應(yīng)編寫(xiě)精煉準(zhǔn)確的文字說(shuō)明。檔案室在整理檔案時(shí)，既要注意底片和照片的整理，又不能忽略照片內(nèi)容的文字說(shuō)明材料的編寫(xiě)。以精煉準(zhǔn)確的文字、寫(xiě)明事由、時(shí)間、地點(diǎn)、人物、背景、攝影者六要素，這是整理照片檔案的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。

三、強(qiáng)化檔案室的硬件建設(shè)

應(yīng)根據(jù)質(zhì)監(jiān)工作的具體情況，在大都已配備計(jì)算機(jī)的基礎(chǔ)上，再增配照相機(jī)、攝像機(jī)、打印機(jī)、掃描儀等設(shè)備，并采用檔案管理系統(tǒng)專(zhuān)用軟件進(jìn)行輔助立卷、編目、檢索、統(tǒng)計(jì)、借閱等工作，改變傳統(tǒng)的手工操作、信息儲(chǔ)存量少、檢索慢的狀況，提高效率。可以將檔案目錄和部分內(nèi)容納入局域網(wǎng)，利用網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)加強(qiáng)各部門(mén)之間的資源共享，溝通檔案信息，以滿(mǎn)足多方面的需求，從而推動(dòng)質(zhì)監(jiān)事業(yè)的發(fā)展。

四、要做好檔案交接工作

檔案工作的交接也是做好質(zhì)量技術(shù)監(jiān)督檔案工作的重要因素，由于人員調(diào)動(dòng)等因素，從事檔案管理人員會(huì)出現(xiàn)調(diào)整，為使檔案工作前后不脫節(jié)，必須要做好交接工作，避免出現(xiàn)新任檔案人員在相當(dāng)長(zhǎng)的時(shí)間內(nèi)不掌握本單位檔案工作的基本情況，單位根據(jù)需要隨時(shí)準(zhǔn)備對(duì)新任檔案人員進(jìn)行個(gè)別培訓(xùn)，不至于使質(zhì)監(jiān)檔案和工作陷入被動(dòng)應(yīng)付甚至疲于奔命的狀態(tài)，交接工作做不好，會(huì)在一定程度上制約檔案工作的管理和利用，對(duì)質(zhì)監(jiān)事業(yè)發(fā)展產(chǎn)生一定影響。

五、與電子政務(wù)建設(shè)協(xié)調(diào)統(tǒng)一

要將電子政務(wù)建設(shè)作為質(zhì)監(jiān)部門(mén)檔案管理的重要組成部分，統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一協(xié)調(diào)，共同確定質(zhì)監(jiān)信息的價(jià)值取向和流向。電子文件形成、存貯、歸檔、讀取、運(yùn)轉(zhuǎn)、傳播、上網(wǎng)、開(kāi)放、公布、移交進(jìn)館及與歸檔紙質(zhì)文件的配套管理、知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)、安全保密、政務(wù)服務(wù)等提出相應(yīng)的管理原則和制度，形成與電子政務(wù)建設(shè)相協(xié)調(diào)的各項(xiàng)業(yè)務(wù)程序，以及各相關(guān)環(huán)節(jié)銜接貫通為一體的管理體系，為質(zhì)量技術(shù)監(jiān)督辦公自動(dòng)化、信息化提供組織保證。

更好地開(kāi)發(fā)利用檔案

質(zhì)監(jiān)檔案是質(zhì)監(jiān)部門(mén)履行行政執(zhí)法和綜合管理職能活動(dòng)的原始記錄，挖掘和開(kāi)發(fā)利用檔案中豐富的內(nèi)容，對(duì)于貫徹實(shí)施《中華人民共和國(guó)質(zhì)量法》、《中華人民共和國(guó)標(biāo)準(zhǔn)化法》以及《中華人民共和國(guó)計(jì)量法》、《特種設(shè)備安全監(jiān)察條例》，切實(shí)履行“為經(jīng)濟(jì)、為企業(yè)、為消費(fèi)者服務(wù)”的宗旨，具有十分重要的意義。

一要加強(qiáng)宣傳，提高檔案意識(shí)。針對(duì)部分人員對(duì)檔案開(kāi)發(fā)利用的價(jià)值和意義還不甚明了的實(shí)際情況，要利用各種機(jī)會(huì)宣傳兩方面的內(nèi)容：一是加強(qiáng)對(duì)《檔案法》的宣傳，進(jìn)一步強(qiáng)化全員檔案意識(shí)；二是宣傳檔案利用的典型事例，這些利用檔案的典型事例可錄制成專(zhuān)題片，也可編印成冊(cè)，作為宣傳檔案開(kāi)發(fā)利用的生動(dòng)教材。

二要狠抓檔案質(zhì)量，為檔案利用工作的開(kāi)展提供基礎(chǔ)性保障。高質(zhì)量的檔案是實(shí)現(xiàn)其價(jià)值的根本保證，具體應(yīng)注意把好三關(guān)：一是收集關(guān)。收集工作應(yīng)做到有制度、有計(jì)劃、有措施、有獎(jiǎng)懲，確保各科室各門(mén)類(lèi)的文件材料都及時(shí)完整地收集到位。二是整理裝訂關(guān)。文件材料收集后要嚴(yán)格標(biāo)準(zhǔn)整理，做到組卷合理、案卷題名擬寫(xiě)確切，保管期限劃分準(zhǔn)確，同時(shí)要防止倒頁(yè)等情況發(fā)生。三是編目關(guān)。檔案的卷內(nèi)目錄、案卷題名等要抄寫(xiě)規(guī)范，字跡清晰。

三要提升服務(wù)意識(shí)，搭好檔案與檔案利用者之間的橋梁。檔案工作人員要樹(shù)立全心全意為人民服務(wù)的思想，急利用者所急，想利用者所想，努力鉆研業(yè)務(wù)，在提高服務(wù)質(zhì)量上做文章。具體可從以下兩方面入手：一是利用檔案編寫(xiě)高質(zhì)量的編研材料，為領(lǐng)導(dǎo)決策、部門(mén)工作提供主動(dòng)服務(wù)。二是不斷加強(qiáng)新知識(shí)、新技術(shù)的學(xué)習(xí)，積極運(yùn)用現(xiàn)代化手段開(kāi)發(fā)利用檔案。質(zhì)監(jiān)部門(mén)的標(biāo)準(zhǔn)化管理工作已實(shí)現(xiàn)了全省聯(lián)網(wǎng)，在提供利用這類(lèi)檔案時(shí)，檔案員可充分利用原有軟件，實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化管理檔案的快速準(zhǔn)確檢索。

（作者單位：山東省煙臺(tái)市特種設(shè)備檢驗(yàn)研究院）