特種設(shè)備安全技術(shù)檔案（以下簡稱檔案）的管理工作是特種設(shè)備使用單位安全管理的重要基礎(chǔ)，檔案的管理是否科學規(guī)范，是衡量使用單位特種設(shè)備管理水平的重要尺度，做好檔案管理工作，有利于提高單位特種設(shè)備安全管理水平。但在對使用特種設(shè)備的單位實施檢驗檢測時，發(fā)現(xiàn)部分單位的檔案管理存在諸多問題，如：檔案管理制度不健全、不完善，管理人員人浮于事，檔案管理不規(guī)范等等，這些問題的存在，給特種設(shè)備檢驗、檢測和監(jiān)督管理，事故處理等帶來諸多不便，甚至給人身財產(chǎn)安全帶來危險，給使用單位造成重大損失。

　　當前特種設(shè)備使用單位的檔案管理存在以下的問題

　　一、檔案管理意識淡薄

　　一是思想認識不到位。部分特種設(shè)備使用單位沒有把檔案管理工作提到為了加強安全生產(chǎn)的高度加以認識，不知道檔案管理工作是做好安全工作的基礎(chǔ)，是抓好安全工作的重要組成部分，片面地認為檔案管理與業(yè)務管理是兩個內(nèi)容，互不聯(lián)系，不知道為什么要開展檔案管理工作。

　　二是領(lǐng)導重視不到位。少數(shù)使用單位的領(lǐng)導沒有認識到檔案在安全生產(chǎn)的作用，在信息化時代的實用價值，認為檔案管理工作只是收集、裝訂、保存相關(guān)的特種設(shè)備的設(shè)計文件、產(chǎn)品質(zhì)量合格證明、安裝及使用維護保養(yǎng)說明、監(jiān)督檢驗證明等相關(guān)技術(shù)資料和文件、特種設(shè)備的定期檢驗和定期自行檢查記錄以及相關(guān)記錄等文件材料，既耗費人力、物力、財力，也浪費時間，出不了政績，得不償失。使檔案管理工作成為說起來重要，做起來次要，忙起來不要，被動應付的事情。

　　三是檔案管理人員意識不到位。不少企業(yè)的檔案工作純粹停留在收與管的層面，即檔案放入資料夾（盒）后，沒及時整理、歸檔，主管不檢查，不監(jiān)督，造成檔案管理混亂。

　　二、檔案管理制度不健全、落實不到位

　　個別使用特種設(shè)備單位存在檔案管理制度不健全現(xiàn)象，表現(xiàn)在收集、保管、保護、借閱、保密、交接等制度不夠完善；有的雖建立了一些管理制度，卻流于形式執(zhí)行不嚴，落實不到位，檔案管理制度形同虛設(shè)。如檔案管理人員責任心不強，文件資料堆積如山，隨意存放，整理不及時；檔案資料收集不全，丟失嚴重；借出的檔案不履行借閱手續(xù)，有借無還現(xiàn)象時有發(fā)生，時間一長檔案資料就不知去向；檔案交接無監(jiān)督；還有極少數(shù)人在檔案資料上做文章，私自涂改文字或數(shù)據(jù)，這樣嚴重損害了檔案的真實性和利用價值，這更是一種違法行為。

　　三、檔案管理力量薄弱

　　表現(xiàn)在檔案管理人員配備不到位。有些單位的檔案管理人員是一人兼多職；還有的是臨時抓，臨時湊；有的是設(shè)備科人員兼任，且變動頻繁，人員不固定。在專業(yè)配備方面，目前，絕大多數(shù)使用單位的檔案管理人員，專業(yè)化程度不高，存在不懂不問、不會不學的現(xiàn)象，導致檔案整理、管理混亂。人員不穩(wěn)定，不到位，專業(yè)知識不匹配，影響了安全生產(chǎn)。有的企業(yè)由于人員銜接不力，一些人員責任心不強，造成大量未整理的檔案資料積壓、或未收集、或收集后丟失、或檔案分類不統(tǒng)一等問題。新的檔案管理人員由于業(yè)務不熟悉，不能及時整理資料，無法快捷提供服務，給工作帶來了極大的被動。

　　四、檔案管理方法落后

　　一是管理方式陳舊。當前使用單位檔案管理工作以手工管理為主，檔案的收集、整理、編目、檢索和查閱大多沿襲傳統(tǒng)的手工模式，較少運用現(xiàn)代化管理手段，致使檔案管理質(zhì)量較低，查找速度慢，使用效率低。

　　二是檔案管理的基本知識知之太少。有的檔案管理員對檔案的全宗號、目錄號、類別號、案卷號、保管期限混淆不清，出現(xiàn)編錯號、蓋錯章的現(xiàn)象。有的根本沒有全宗號、目錄號、類別號、案卷號、保管期限，只是流水賬或檔案盒成為雜貨鋪。

　　三是檔案的目錄索引不全。部分單位只有當年的檔案，往年的檔案難以找到索引表，致使在用時用不上，不能很好地為單位安全生產(chǎn)服務。

　　五、檔案歸檔不完整

　　一是有的使用特種設(shè)備的單位，檔案管理人員責任心不強，造成大量未整理的檔案資料積壓，有的未收集、有的收集后丟失、有的檔案分類不統(tǒng)一等等。

　　二是新的檔案管理人員由于業(yè)務不熟悉，不能及時整理資料，無法快捷提供服務，給工作帶來了極大的被動。

　　三是有個別單位由于歷史的或保管不善等原因，部分檔案存在斷代、斷層現(xiàn)象；部分檔案管理人員認為自己保管檔案材料能夠方便工作，不愿上交集中管理，導致一些重要的檔案資料損毀、丟失。

　　四是有的使用單位重保管輕利用，忽視了檔案資料的作用，不習慣通過檔案資料為單位安全管理提供服務，造成大量安全信息資源閑置，甚至對特種設(shè)備的安全造成誤判，導致事故的發(fā)生。

　　五是有的只是把檔案用文件夾裝起來或放到檔案盒中，不利于查找及保管，從而影響檔案的完整性。

　　六檔案交接手續(xù)不嚴密

　　按工作性質(zhì)和崗位職責要求，檔案人員交接應是一項嚴肅、認真、細致、手續(xù)嚴密、責任重大的工作。而在一些特種設(shè)備使用單位，檔案管理人員的調(diào)動是隨意、隨時、隨便。檔案管理人員離崗或調(diào)動工作時，移交不按程序辦事，手續(xù)不按程序辦理，該檢查的不檢查，該清理的不清理，該簽字的不簽字，從而出現(xiàn)檔案交接只有一串鑰匙、或一個盒子、或一個文件夾、或一堆文件的現(xiàn)象，忽視了檔案交接工作中的重要內(nèi)容，忽視了檔案交接工作的基本要求。再是檔案監(jiān)督交接工作不嚴肅，個別單位的領(lǐng)導把檔案交接當作事務性的工作，看成是檔案人員之間的事情，對檔案交接工作即不過問，也不派員監(jiān)督，使檔案交接手續(xù)不完備，導致檔案數(shù)量等責任不明、界限不清，造成單位檔案監(jiān)督交接工作程序不完整。

　　解決的對策與建議

　　一、提高認識強化檔案管理的責任感

　　一是提高認識?！皺n案是人類活動的記錄，是人們認識和把握客觀規(guī)律的重要依據(jù)。借助檔案，我們能夠更好地了解過去，把握現(xiàn)在，預見未來”。要充分認識檔案工作的重要性，把檔案管理工作作為一項經(jīng)常性、基礎(chǔ)性、安全性的工作常抓不懈，真正列入議事日程，做到定期研究、定期分析、定期檢查。

　　二是強化法制意識。樹立法制觀念，是做好檔案管理工作的基礎(chǔ)。要在學習《特種設(shè)備安全法》、《檔案法》等國家法律法規(guī)上下功夫，使依法管檔意識深入人心。使檔案管理人員做到學法、知法、懂法、執(zhí)法，提高按法律、規(guī)律、程序、制度辦事的自覺性，解決和杜絕檔案管理可有可無等錯誤思想。

　　三是增強責任感。單位領(lǐng)導要重視檔案管理工作，定期檢查、定期調(diào)度，掌握檔案管理情況；檔案主管部門要積極主動地向領(lǐng)導匯報檔案管理工作情況及工作中遇到的困難，增加必要的投入，創(chuàng)造良好的檔案管理環(huán)境；要經(jīng)常組織檔案管理人員學習檔案法律法規(guī)，樹立檔案工作的責任感，提高做好檔案管理工作的自覺性。

　　二、健全完善檔案管理制度

　　健全和完善檔案管理制度是做好檔案管理工作的關(guān)鍵。檔案管理制度一般包括：檔案的搜集、整理、歸檔；閱覽、外借、復制；檔案管理人員的任命、培訓、調(diào)離、交接；監(jiān)督、檢查等制度。健全完善的檔案管理制度應該做到以下幾點：

　　一是科學性、合理性。建立的檔案管理制度必須符合單位特點和特種設(shè)備檔案管理實際，以適應單位檔案管理的需要。

　　二是簡明實用。制度必須具有可操作性，以方便實用、簡便易行、可操作性強為目標，以便更好地發(fā)揮制度的指導和規(guī)范作用。

　　三是堅持檔案管理制度約束的雙向性。既約束領(lǐng)導又約束檔案管理員。

　　四是堅持制度執(zhí)行的嚴肅性。檔案管理制度一旦確立，就必須嚴格執(zhí)行。在制度的執(zhí)行過程中，要做到有功必賞、有過必罰，充分體現(xiàn)制度的權(quán)威性。

　　總之，用制度保障檔案收集齊全、整理規(guī)范、歸檔及時、保管安全。

　　三、提高檔案管理人員業(yè)務素質(zhì)

　　檔案管理人員是連接檔案與利用者的橋梁和紐帶，檔案管理人員的素質(zhì)直接影響到檔案管理水平，影響單位形象，甚至影響單位的安全生產(chǎn)。所以，提高檔案工作者的素質(zhì)，科學管理檔案，充分利用檔案服務安全生產(chǎn)。

　　一是選準配好檔案管理人員。將辦事認真、細心、勤快、熱愛檔案管理工作的人員選配到檔案管理員的崗位上來，要從政治上愛護、生活上關(guān)心他們，鼓勵他們要干一行、愛一行、專一行，充分激發(fā)他們的潛能和熱情。在崗位調(diào)整時，要考慮到保持檔案管理員隊伍穩(wěn)定的重要性，盡量少調(diào)整檔案管理人員，確保該隊伍的專業(yè)性。

　　二是檔案管理人員要熟悉工作流程。在檔案收集、整理、歸檔、管理等過程中嚴格把關(guān)。需要錄入微機的應及時錄入微機，使利用者通過OA辦公自動化系統(tǒng)方便查、借閱。

　　三是加強檔案業(yè)務培訓。既要選送檔案管理人員參加檔案部門組織的業(yè)務培訓，又要鼓勵他們自學檔案管理知識，并從時間和經(jīng)費上給予保障，提高檔案管理人員的實際操作技能。

　　四是組織觀摩學習。采取“請進來教、走出去學”的辦法，請檔案主管部門的業(yè)務專家上門指導，組織檔案管理人員到檔案管理先進單位參觀學習，實地觀摩檔案管理先進經(jīng)驗和具體操作技能。

　　四、以規(guī)范管理提高檔案質(zhì)量

　　一是規(guī)范歸檔材料收集工作。嚴格遵守檔案管理制度，分門別類進行收集，（1）《特種設(shè)備安全法》第三十五條規(guī)定的內(nèi)容，必須收集齊全。即：“（一）特種設(shè)備的設(shè)計文件、產(chǎn)品質(zhì)量合格證明、安裝及使用維護保養(yǎng)說明、監(jiān)督檢驗證明等相關(guān)技術(shù)資料和文件；（二）特種設(shè)備的定期檢驗和定期自行檢查記錄；（三）特種設(shè)備的日常使用狀況記錄；（四）特種設(shè)備及其附屬儀器儀表的維護保養(yǎng)記錄；（五）特種設(shè)備的運行故障和事故記錄?！保?）單位檔案管理規(guī)章制度、單位特種設(shè)備管理規(guī)定、特種設(shè)備管理會議紀要等。（3）檔案管理人員任命、離任、調(diào)整、交接等方面的文件、手續(xù)等。（4）使用單位監(jiān)督檢查記錄、違章處理記錄等。

　　二是規(guī)范檔案整理工作。要嚴格按照特種設(shè)備檔案管理要求進行整理，做到組卷合理、案卷內(nèi)文件排列有序、案卷標題簡明、保管期限準確，案卷封面、卷內(nèi)文件目錄、案卷裝訂結(jié)實美觀。

　　三是規(guī)范檔案管理工作。檔案實行集中統(tǒng)一管理，方便檔案的保管和利用；要積極改善檔案保管環(huán)境和物質(zhì)條件，全面配置防火、防盜、防霉、防蛀、防潮等安全保管設(shè)備。

　　四是采用信息化手段管理檔案。信息化是當今社會發(fā)展的大趨勢，它對檔案工作提出了新的要求，特種設(shè)備使用單位應充分運用當代科技新成果和管理新手段，特別是信息管理系統(tǒng)、OA辦公軟件等，提高檔案工作的效率和水平，以盡快實現(xiàn)檔案信息化管理。

　　五、強化檔案監(jiān)督交接工作

　　檔案的交接工作是一項嚴肅認真的工作，做好檔案交接工作，不僅是明確檔案人員責任，維護檔案安全完整，確保檔案工作連續(xù)不斷有序進行的需要，而且也是《特種設(shè)備安全法》、《檔案法》及《檔案法實施辦法》等法律法規(guī)賦予檔案人員的職責。檔案交接必須按照《檔案管理制度》規(guī)定實施監(jiān)督交接，檔案監(jiān)督交接工作對檔案交接起著鑒證和監(jiān)督作用。因此，無論是特種設(shè)備檔案機構(gòu)負責人交接，還是具體負責檔案保管人員的交接，都必須安排專人負責監(jiān)督交接。檔案監(jiān)督交接人員要認真履行職責，堅持原則，按程序辦理。檔案管理人員交接，可由檔案機構(gòu)負責人監(jiān)督交接；檔案機構(gòu)負責人交接，可由分管檔案工作的領(lǐng)導或檔案行政管理部門派人監(jiān)督交接。交接雙方在監(jiān)督交接人員的監(jiān)督之下認真做好移交、接收工作，做到賬物相符，手續(xù)齊全，并要在交接文書上注明交接時間、地點和監(jiān)交人、移交人、接收人的姓名職務及移交清冊、頁數(shù)等。移交文書一式３份，移交人、接收人各執(zhí)一份，單位存檔一份。交接工作結(jié)束之后，移交人、接收人、監(jiān)交人應在移交文書上簽字蓋章，以示對交接工作負責。

　　六、加強檔案監(jiān)督

　　一是對檔案管理人員的監(jiān)督。檔案管理人員必須具備較高的政治素質(zhì)，要有高度的政治責任心和全心全意為人民服務的精神，熱愛檔案工作；較強的業(yè)務素質(zhì)，要具備專業(yè)知識，熟悉所保管的檔案內(nèi)容，熟悉檔案法規(guī)；較深的文化素養(yǎng)，要有較高的文化知識，能總結(jié)和分析利用檔案管理工作中的經(jīng)驗與問題，從中掌握利用工作的規(guī)律。因此，對檔案管理人員實施半年和年度考核，重點考核他們的德能勤績和工作質(zhì)量，促進提高檔案管理水平。

　　二是對檔案定期檢查。定期檢查檔案的分類、組卷、排列、編頁、案卷目錄、裝訂、移交等操作規(guī)程。重點查看檔號、案卷標題是否規(guī)范；是否有案卷卷內(nèi)目錄；案卷內(nèi)容是否齊全等。

　　三是監(jiān)督制度實施情況，特別是監(jiān)督閱覽制度、外借制度、復制制度、監(jiān)交制度等是否得到落實。對借閱的檔案逾期不還、丟失、破損或發(fā)生失竊、泄密事件的，應依法嚴肅查處。

　?。ㄗ髡邌挝唬荷綎|省特種設(shè)備檢驗研究院泰安分院）

　　《中國質(zhì)量技術(shù)監(jiān)督》2014年11月刊