■文/林  偉  李  捷

　　時代正賦予質(zhì)檢機構從未有過的上鏡率。為適應新形勢的要求，筆者所在的福建省塑膠與化工產(chǎn)品檢驗研究所開拓思路，嘗試對抽樣管理進行一些革新并取得了成效，在此愿和大家分享，希望能拋磚引玉，共同進步。

　　首先，我們針對抽樣找路難的老問題，提出了解決方案：K碼。

　　K碼是深圳市凱立德科技股份有限公司提供的以文本信息表示位置的編碼，對每個確定的位置凱立德公司都給出了唯一由9位數(shù)字和英文字母組成的K碼。在凱立德導航產(chǎn)品中，都可方便地讀取當前位置的K碼。下次如要到達同一地點，只要輸入保存過的K碼，就可以輕松導航至預定地點。

　　在以往的省監(jiān)督抽樣中，本所抽樣小組通過使用安裝有凱立德軟件的車載導航、智能手機、便攜式導航儀，在被抽查企業(yè)門口記錄下K碼，按照專業(yè)類別及地區(qū)分布進行歸類，形成K碼數(shù)據(jù)庫并不斷更新。

　　K碼在抽樣過程中的應用不僅解決了抽樣人員找企業(yè)難的問題，對提高抽樣代表性和加強企業(yè)監(jiān)管也有重要意義。由于生產(chǎn)企業(yè)多在偏遠地區(qū)，其地址信息也常常不具體，經(jīng)常是描述為“XX工業(yè)區(qū)”或“XX村”，加之多數(shù)小企業(yè)根本就不掛廠牌，初次來時如果沒有打電話和企業(yè)聯(lián)系問路，幾乎不可能找到。一旦打電話，就會出現(xiàn)企業(yè)事先準備等情況。K碼的出現(xiàn)清除了這種障礙，不管以前有沒有來過，只要帶上該企業(yè)的K碼，抽樣人員就能如天兵神將般出現(xiàn)。這對質(zhì)監(jiān)系統(tǒng)強化監(jiān)管和突擊檢查甚至辦案的意義是不言而喻的。

　　其次，我們對抽樣前期工作進行了優(yōu)化設計和再策劃。

　　第一，我們優(yōu)化了設計抽樣名單。

　　首先，我們引入地區(qū)編號的設計。福建九地市汽車牌號從福州開始繞全省一周，分別是閩A、B、C、D、E、F、G、H、J，我們將其借用為大地區(qū)號，大地區(qū)號加上阿拉伯數(shù)字即為地區(qū)編號。如福州市區(qū)北部為A3，泉州的石獅為C6。將抽樣名單按地區(qū)編號排序后，九個地市各自分開，臨近的企業(yè)自動靠在一起。

　　接著，我們引入抽樣名單、樣品、抽樣單三合一唯一性編號的設計。唯一性編號采用英文字母專業(yè)代碼加阿拉伯數(shù)字序列號的形式。如抽到名單外產(chǎn)品，編號規(guī)定為專業(yè)代碼加上抽樣組負責人名字2位英文代號及2位流水順序號。抽樣人員在對應抽樣單右上角進行標注，同時還用記號筆標注在對應樣品外包裝。這樣做除了容易識別樣品外，還解決了檢驗結(jié)果分類匯總的難題。我們向院網(wǎng)絡中心申請在ERP中增加“樣品編號”欄目，導出EXCEL表格可按照“樣品編號”進行排序，輕松實現(xiàn)各項記錄按產(chǎn)品類別和地區(qū)排隊，幾分鐘就能準確無誤地完成全部統(tǒng)計。

　　最后，我們對抽樣名單進行整合。同一次抽查中，我們只編制一份EXCEL電子文檔的抽樣名單。我們先采用固定的題頭按抽查產(chǎn)品類別在該文檔中建立不同的工作表，將每個工作表先按照地區(qū)編號進行升序排序，再利用EXCEL的批處理功能為每條記錄按照專業(yè)代碼打頭從上到下遞增定義流水編號。

　　由于各個工作表相互疊加后內(nèi)容和題頭對應性不變，我們可將已經(jīng)完成樣品編號定義的各產(chǎn)品工作表全部復制到新建的工作表中命名為《抽樣總名單》，再將《抽樣總名單》進行排序，采用主要關鍵字“地區(qū)編號”，次要關鍵字“企業(yè)名稱”，第三關鍵字“樣品編號”。這樣排序后生成的總名單中不僅體現(xiàn)了路線安排，還把同一生產(chǎn)企業(yè)在本次抽查中可能涉及的多個種類產(chǎn)品全部靠在了一起，從設計上解決了容易遺漏的問題。從《抽樣總名單》上一目了然每個片區(qū)分別對應多少批次的抽樣任務，我們可以此作為分組時安排任務的依據(jù)。

　　2012年第四季度的抽查涉及4種抽查性質(zhì)，10張抽查通知書，23種類別產(chǎn)品，350批次的抽樣任務，一份寥寥數(shù)頁《抽樣總名單》就全部搞定了。每個抽樣組只要帶上《抽樣總名單》中給分配到的那連續(xù)幾頁，按照名單中的路線就可以開工了。

　　第二、我們編制了管理和技術兩類抽樣作業(yè)指導書。

　　我所系原塑膠、涂料、化工三部門業(yè)務整合組建的，抽樣人員總要面對一些不是特別熟悉的專業(yè)。我們編制抽樣作業(yè)指導書以達到減少差錯，持續(xù)滿足最新管理規(guī)定和技術要求的目的。

　　管理類作業(yè)指導書的形式是《抽樣注意事項》，明確每次抽樣具體要求，重點關注抽樣資料填寫的規(guī)范性和一致性，對抽樣資料填寫細節(jié)等進行了詳細描述。

　　我們編制各專業(yè)的《抽樣作業(yè)指導書》，由《抽查細則》中抽樣部分摘錄、《檢驗標準研讀》和提示信息組成。《檢驗標準研讀》描述各產(chǎn)品標準中提及但《抽查實施細則》中未明確的產(chǎn)品等級、型號、分類等對抽樣實施有重要影響的技術內(nèi)容。提示信息是無官方出處但對做好工作具有重要參考價值的細節(jié)內(nèi)容，是多年工作經(jīng)驗的精華。

　　最后，我們設計了統(tǒng)計工具實時監(jiān)控抽樣過程。

　　我們設計了一種抽樣管理工具——《抽樣執(zhí)行單》（以下簡稱《執(zhí)行單》），對抽樣過程進行有效管理，特別適用于總批數(shù)大，產(chǎn)品類別多的分組抽樣管理。簡單來說，《執(zhí)行單》就是采用各組累計填報方式，通過同一個給定格式的EXCEL表單，按照規(guī)定時間間隔將抽樣已完成情況填入格式表單，統(tǒng)一發(fā)送給抽樣管理者形成匯總表，通過EXCEL自帶的篩選、排序等功能完成各項統(tǒng)計工作。

　　《執(zhí)行單》設計上盡可能采用下拉菜單，多數(shù)文字可通過從抽樣名單復制粘貼及批量命令等方式進行。抽樣初期，我們可以利用它反映抽樣進展趨勢，判斷是否需要增加抽樣人員及預計完成日期。抽樣后期，我們可以利用它精確控制完成任務的時間點，避免多抽或少抽批次情況出現(xiàn)?！秷?zhí)行單》真實地再現(xiàn)了可追溯的抽樣過程，可作為統(tǒng)計工作量的數(shù)據(jù)來源，還可作為抽樣人員臨時退出時的交接依據(jù)。管理人員通過查看《執(zhí)行單》，對各組進展一目了然，可根據(jù)實際情況對各組任務進行再分配。

　　《執(zhí)行單》可根據(jù)每次抽查任務的特點定制。作為電子文檔，《執(zhí)行單》還具有傳遞性強和可反復編輯的優(yōu)點。在《執(zhí)行單》填寫和匯總的過程中，我們可根據(jù)需要將其轉(zhuǎn)化為其他表單，作為業(yè)務再策劃的依據(jù)。比如我們可對《執(zhí)行單》匯總表進行編輯，將轉(zhuǎn)化后的《未抽樣情況一覽表》傳遞給業(yè)務管理人員，形成《抽查情況匯總表》傳遞給總結(jié)報告編制人員，形成《買樣情況匯總表》傳遞給財務人員，這都將協(xié)助組織提高了整體效能。

　　我們可通過《執(zhí)行單》的匯總表統(tǒng)計各類產(chǎn)品抽樣實際完成情況，也可以通過將抽樣單全部錄入院管理系統(tǒng)后從流轉(zhuǎn)卡導出電子表格來了解抽樣完成情況。相比后者，前者能在抽樣單還沒提交就得到統(tǒng)計結(jié)果。這兩種統(tǒng)計方法在統(tǒng)計結(jié)果上應完全一致。如有不一致，通過比較可以及時發(fā)現(xiàn)并彌補工作中的差錯。

　　我們通過K碼實現(xiàn)了對企業(yè)的地理定位，通過《執(zhí)行單》實現(xiàn)了對人的流動定位，管理部門可利用這種雙定位進行一定比例的實時回訪。這將對抽樣人員及被抽查企業(yè)造成一定的壓力，此舉可作為增強監(jiān)督抽查有效性的重要手段，也幫助我們兌現(xiàn)服務政府更加有力的承諾。

　　（作者單位：福建省產(chǎn)品質(zhì)量檢驗研究院  塑膠與化工產(chǎn)品檢驗研究所）《中國質(zhì)量技術監(jiān)督》2013年11月刊