■文/劉  暉

    辦公自動化簡稱：OA(英文：OfficeAutomation)，是當(dāng)今政府機(jī)關(guān)事業(yè)單位推進(jìn)無紙化辦公的一項重要舉措。隨著我國信息化發(fā)展和建設(shè)地不斷深入，特別是在國家“信息化與工業(yè)化融合”重要戰(zhàn)略的指引下，我國信息化實現(xiàn)了跨越式發(fā)展。電子政務(wù)辦公自動化作為國家信息化戰(zhàn)略的重要組成部分，引起了各級政府的高度重視，通過運(yùn)用信息與通訊技術(shù)，打破了行政機(jī)關(guān)的組織界限，改進(jìn)政府組織，重組公共管理，實現(xiàn)政府辦公自動化、政府業(yè)務(wù)流程信息化，為公眾和企業(yè)提供了廣泛、高效和個性化的服務(wù)。

   傳統(tǒng)政府行政管理陷入困境時，我們發(fā)現(xiàn)政府信息化辦公是管理改革和創(chuàng)新最重要的推動劑。互聯(lián)網(wǎng)的廣泛應(yīng)用不但使政府面臨更大的壓力而且為政府管理創(chuàng)新提供了更多的可能性。辦公自動化將成為政府再造的理性選擇與信息技術(shù)進(jìn)步相結(jié)合的必然產(chǎn)物。

   政府行政單位作為國家經(jīng)濟(jì)、政治以及社會生活的管理者和參與者，通過信息技術(shù)的應(yīng)用，進(jìn)行信息化建設(shè)，改進(jìn)政府管理職能，實現(xiàn)內(nèi)部辦公自動化、管理信息化、決策科學(xué)化，全面提升政府的管理水平和強(qiáng)化服務(wù)功能，對國民經(jīng)濟(jì)以及社會發(fā)展起到了很大的積極作用。

    OA辦公平臺在質(zhì)監(jiān)信息化管理中的起到了重要的推動作用，表現(xiàn)在以下幾個方面：

    一是增強(qiáng)了協(xié)同辦公能力。

   由于政府部門政務(wù)的復(fù)雜性、繁雜性，以及在各系統(tǒng)之間不能相互溝通，不能達(dá)到資源共享等問題。OA辦公自動化系統(tǒng)平臺有效解決了公文處理的流傳性、時限性等問題。方便快捷的辦理方法加之移動辦公的運(yùn)用使操作更加簡單便捷，達(dá)到了節(jié)能高效，使政府工作更加有能效。

   面向知識管理的協(xié)同辦公系統(tǒng)能夠集成各式各樣種類的信息數(shù)據(jù)，不僅包括文件系統(tǒng)中的各類文件、傳統(tǒng)的關(guān)系型數(shù)據(jù)庫數(shù)據(jù)、數(shù)據(jù)倉庫中的各種數(shù)據(jù)，以及互聯(lián)網(wǎng)上的各種種類的數(shù)據(jù)，而且還包括電子郵件信息、數(shù)據(jù)知識庫、相關(guān)業(yè)務(wù)電子數(shù)據(jù)等。協(xié)同辦公平臺能夠通過數(shù)據(jù)挖掘從凌亂錯雜的數(shù)據(jù)中梳理出所需要的數(shù)據(jù)、信息進(jìn)行匯總和提煉，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供有用的依據(jù)。

   協(xié)同辦公系統(tǒng)還能起到“知識管理”的平臺化作用。面向知識管理的協(xié)同辦公系統(tǒng)逐漸地把知識管理原則和實踐融入到日常工作中來，不僅模擬和實現(xiàn)了工作流的自動化流轉(zhuǎn)，也體現(xiàn)了工作流程中每個單元、每個工作人員運(yùn)用知識的協(xié)作過程。

   協(xié)同辦公之后不用再拿著各種辦公文件去申請，不用拿著單據(jù)在各部門跑來跑去，等候?qū)徟?、簽字、蓋章，而是利用快速高效穩(wěn)定的網(wǎng)絡(luò)傳輸手段，發(fā)揮著信息共享功能來協(xié)調(diào)單位內(nèi)部各個部門的工作流程，從而減少工作中復(fù)雜的環(huán)節(jié)，同時將傳統(tǒng)的Excel表格填寫的過程電子化、無紙化，幫助使用用戶能夠更快、更準(zhǔn)確地完成相關(guān)工作流程。

    二是推進(jìn)節(jié)能減排、降低辦公費(fèi)用。

   質(zhì)監(jiān)系統(tǒng)負(fù)責(zé)貫徹執(zhí)行國家和省市有關(guān)質(zhì)量技術(shù)監(jiān)督工作的方針、政策，負(fù)責(zé)相關(guān)法律、法規(guī)及相關(guān)規(guī)章的實施和行政執(zhí)法工作，對下一級的行政機(jī)關(guān)的行政執(zhí)法工作進(jìn)行了指導(dǎo)和監(jiān)督。網(wǎng)絡(luò)遠(yuǎn)程協(xié)同辦公節(jié)約紙張、差旅、會議、通訊等方面的費(fèi)用。

   OA辦公平臺的建立，使質(zhì)監(jiān)行政事務(wù)通過一個組件化、智能化、個性化的系統(tǒng)成為新一代政務(wù)應(yīng)用窗口。整個系統(tǒng)架構(gòu)在完全開放的系統(tǒng)平臺，支持主流服務(wù)器平臺，以網(wǎng)絡(luò)為依托，以數(shù)據(jù)庫為支持，以求構(gòu)造出一個人與系統(tǒng)和諧的辦公環(huán)境，減少集中會議，加速信息、知識的流動，提高辦公效率和辦公質(zhì)量，從而大大降低了相關(guān)的辦公費(fèi)用。

   當(dāng)前，國家在計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)建設(shè)方面在不斷的增加，信息“高速公路”已建好，擁有了良好的外部網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，對于機(jī)關(guān)事業(yè)單位完善內(nèi)部的網(wǎng)絡(luò)，就可以選擇連接電信或其他網(wǎng)絡(luò)寬帶供應(yīng)商在信息高速路上奔跑。

   OA系統(tǒng)已經(jīng)過十幾年的發(fā)展，產(chǎn)品已相對成熟，實施風(fēng)險低，容易出成績。計算機(jī)在各單位的普及，硬件價格下降，使得在網(wǎng)絡(luò)建設(shè)方面打下基礎(chǔ)，進(jìn)而帶來軟件的需求，當(dāng)軟件價格趨于合理時，實施OA便順理成章。我省質(zhì)監(jiān)信息化平臺受到省局領(lǐng)導(dǎo)的高度重視，在信息化項目的決策、選型、實施和使用的過程中，起到了巨大的推動作用。

    三是提供信息和知識共享、個性化服務(wù)平臺。

   由于各地市質(zhì)監(jiān)局的信息十分繁多，要想實現(xiàn)知識管理，首先必須讓質(zhì)監(jiān)局的各項知識能夠共享，以不同的方式建立知識收集、整理、存儲、共享和利用的平臺，為質(zhì)監(jiān)局提供一個知識信息的交互環(huán)境。不同的部門或個人需要處理不同的事務(wù)，為了提高辦公效率，系統(tǒng)通過定制個性化服務(wù)，滿足不同用戶的需求；建立個人知識門戶，讓用戶建立自己的知識管理，在工作中快速找到自己需要的知識，解決問題。

   OA辦公平臺具備很多種共享方式，提供強(qiáng)大數(shù)據(jù)和業(yè)務(wù)共享能力。它充分利用現(xiàn)有的各種技術(shù)手段和各種協(xié)同工作手段，包括文檔共享、多線程、電子郵件及一些輔助工具，而且還能提供在線及時共享等功能，同時還能提供不同層面、不同系統(tǒng)之間的信息數(shù)據(jù)共享方式，包括能支持PDA、移動通訊設(shè)備、手機(jī)移動接入等訪問方式進(jìn)行移動辦公。

   通過WEB模式、VPN模式，實現(xiàn)在互聯(lián)網(wǎng)上操作系統(tǒng)，達(dá)到在辦公室以外的地方工作。只要在有網(wǎng)絡(luò)的地方，用戶可以隨時訪問質(zhì)監(jiān)局的辦公自動化系統(tǒng)；將系統(tǒng)應(yīng)用地點(diǎn)由固定的物理位置延伸到其他地方，提高了工作效率，減少費(fèi)用。同時縮短了處理各項事務(wù)的時間，使原本需要更長流轉(zhuǎn)時間才能得以解決的問題得到快速解決，減少了成本，大大提高了辦公效率。

   利用先進(jìn)的計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為社會公眾提供更好的服務(wù)，能夠更好地與社會公眾進(jìn)行溝通，及時聽取反饋意見。項目申報系統(tǒng)可以方便社會公眾上報信息，避免手工方式下需要材料往返多次才能按要求全部提供的弊病，使政府為社會公眾提供更好的服務(wù)。

   目前我國政府機(jī)關(guān)，推行OA的目標(biāo)主要體現(xiàn)在提高辦公效率，如：公文自動流轉(zhuǎn)自動化、減少重復(fù)勞動力、文檔電子化等，而后臺辦公流程與系統(tǒng)組織結(jié)構(gòu)基本還是原有模式，在這種狀況下管理水平的提升是有限的。在未來的時代，OA將突破業(yè)務(wù)流程對管理和決策水平的重大突破，集中體現(xiàn)我國政府業(yè)務(wù)流程自動化、管理與決策水平的提升。

   對于質(zhì)監(jiān)系統(tǒng)來說，我們要面對省級經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展的目標(biāo)，進(jìn)一步提高服務(wù)經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展的能力，努力提高自主創(chuàng)新能力，推動產(chǎn)業(yè)結(jié)構(gòu)優(yōu)化升級，形成以高技術(shù)產(chǎn)業(yè)為先導(dǎo)、支柱產(chǎn)業(yè)為支撐、服務(wù)業(yè)快速協(xié)調(diào)發(fā)展的產(chǎn)業(yè)發(fā)展格局。這要求各市局各處室、事業(yè)單位團(tuán)結(jié)協(xié)作，帶動起全系統(tǒng)的凝聚力、協(xié)作力，為提高機(jī)關(guān)效能管理而努力奮進(jìn)。

    （作者單位：河北省質(zhì)量技術(shù)監(jiān)督局審查事務(wù)中心）

    《中國質(zhì)量技術(shù)監(jiān)督》2013年7月刊