■文/翟 江  李 瑛

   本文擬從認(rèn)證認(rèn)可的專業(yè)視角，以通俗的語言表述，對機(jī)關(guān)標(biāo)準(zhǔn)化管理認(rèn)證標(biāo)準(zhǔn)GB/T19001-2008的有關(guān)要求（文中括號中所標(biāo)均為GB/T19001-2008標(biāo)準(zhǔn)的條款號）的理解與實(shí)施做出說明，以便更好地做好機(jī)關(guān)標(biāo)準(zhǔn)化管理認(rèn)證工作。

    一是應(yīng)正確理解顧客要求與法律法規(guī)要求之間的關(guān)系（1.1總則）。

   法律法規(guī)要求是“底線”要求，顧客要求是“沒有止境”的。滿足適用的法律法規(guī)要求是必須的，滿足顧客要求則越多越好。需要特別注意的是，標(biāo)準(zhǔn)中“滿足顧客要求和適用的法律法規(guī)要求”總是同時(shí)提出的，不可分割、斷章取義。當(dāng)顧客要求不符合適用的法律法規(guī)要求時(shí)，應(yīng)以法律法規(guī)要求為準(zhǔn)。

   雖然在機(jī)關(guān)標(biāo)準(zhǔn)化管理認(rèn)證工作中，對直接使用“顧客”一詞可能有些不習(xí)慣，但由于“顧客”的內(nèi)涵較豐富，直接采用諸如“社會公眾、上級以及同級相關(guān)行政機(jī)關(guān)、行政管理服務(wù)對象”等對“顧客”的習(xí)慣性的展開表述，既不方便，也不準(zhǔn)確，所以還是直接使用顧客一詞更好，可以在文件的適當(dāng)部分，如管理手冊中給出解釋。

    二是省級機(jī)關(guān)行政服務(wù)過程不宜刪減（1.2 應(yīng)用）。

   省級質(zhì)量技術(shù)監(jiān)督行政服務(wù)過程的策劃（7.1）、省級質(zhì)量技術(shù)監(jiān)督行政服務(wù)中與顧客有關(guān)的過程（7.2）、省級質(zhì)量技術(shù)監(jiān)督行政服務(wù)外包過程（7.4）、省級質(zhì)量技術(shù)監(jiān)督行政服務(wù)過程（7.5.1）顯而易見不能刪減。

   省級質(zhì)量技術(shù)監(jiān)督行政管理具有制定全省質(zhì)量技術(shù)監(jiān)督相關(guān)行政管理規(guī)定的職責(zé)和過程，例如：制定河北省產(chǎn)品質(zhì)量監(jiān)督管理?xiàng)l例、河北省計(jì)量管理?xiàng)l例等，即具有產(chǎn)品設(shè)計(jì)和開發(fā)的職責(zé)和過程，因此不能刪減產(chǎn)品的設(shè)計(jì)和開發(fā)（7.3）。

   機(jī)關(guān)行政管理的產(chǎn)品是服務(wù)，服務(wù)提供過程是特殊過程，存在對服務(wù)提供過程、以及設(shè)備和人員資格的認(rèn)定過程，例如：全國工業(yè)產(chǎn)品生產(chǎn)許可證河北省工作方案的制定和審批、省局信息化平臺的建設(shè)和鑒定、公務(wù)員和行政執(zhí)法人員資格的認(rèn)定等，因此不能刪減服務(wù)提供過程的確認(rèn)（7.5.2）。

   機(jī)關(guān)行政管理過程和結(jié)果中需要保密的內(nèi)容，可以理解為產(chǎn)品防護(hù)，因此不能刪減產(chǎn)品防護(hù)（7.5.5）。

   由于存在基于數(shù)據(jù)庫的機(jī)關(guān)行政管理信息化平臺、以及諸如“滿意度調(diào)查表”之類的具有監(jiān)視、測量功能的軟件“設(shè)備”，因此，也不能刪減監(jiān)視和測量設(shè)備的控制（7.6）。

    三是應(yīng)注意省級質(zhì)量技術(shù)監(jiān)督行政服務(wù)外包過程的責(zé)任主體不變（4.1）。

   省級質(zhì)量技術(shù)監(jiān)督行政管理服務(wù)的外包過程主要是行政管理服務(wù)過程中涉及的相關(guān)技術(shù)支撐過程，包括授權(quán)委托的檢驗(yàn)、檢測、校準(zhǔn)、鑒定、技術(shù)評價(jià)、質(zhì)量監(jiān)督執(zhí)法等過程。例如：產(chǎn)品質(zhì)量監(jiān)督檢驗(yàn)、強(qiáng)制性檢驗(yàn)、質(zhì)量仲裁鑒定檢驗(yàn)、司法鑒定、工業(yè)產(chǎn)品生產(chǎn)許可證檢驗(yàn)、工業(yè)產(chǎn)品生產(chǎn)許可證實(shí)地核查，計(jì)量仲裁檢定，特種設(shè)備仲裁檢驗(yàn)、鑒定評審、安全評價(jià)，打擊假冒偽劣產(chǎn)品行政執(zhí)法等過程。

   需要特別注意的是，行政管理部門仍然是上述外包過程的法律責(zé)任主體，對外包過程負(fù)責(zé)。因此，要根據(jù)外包過程的性質(zhì)、以及外包過程對行政管理過程和結(jié)果的影響和風(fēng)險(xiǎn)程度，控制外包過程，制定選擇、評價(jià)、再評價(jià)外包方的程序和評價(jià)、控制要求。

    四是妥善處理“紅頭文件”與“標(biāo)準(zhǔn)模式文件”（4.2.3）。

   紅頭文件是機(jī)關(guān)行政管理服務(wù)中的有形部分，是機(jī)關(guān)和其重要相關(guān)方，如上級或同級機(jī)關(guān)、行政相對人、以及社會公眾傳統(tǒng)意識和習(xí)慣中的重要產(chǎn)品。在機(jī)關(guān)標(biāo)準(zhǔn)化管理認(rèn)證過程中，一方面可以保留紅頭文件的傳統(tǒng)和習(xí)慣性的文件控制方式和公文的表達(dá)方式，同時(shí)一定要滿足標(biāo)準(zhǔn)化管理認(rèn)證中文件“受控”的要求。

   傳統(tǒng)的文件管理常見的問題是，對同一件事情有若干個(gè)文件規(guī)定，說不清哪個(gè)是有效文件，甚至存在著一個(gè)文件中有些內(nèi)容有效、有些內(nèi)容已失效，造成文件的使用者不能或不易識別，甚至無所適從。

   按照標(biāo)準(zhǔn)化管理認(rèn)證中的文件控制要求，所謂“受控”，就是對于任何一項(xiàng)工作規(guī)定，始終只能保持唯一有效的文件版本，不允許在同一時(shí)期內(nèi)、對同一項(xiàng)工作要求存在不同甚至是自相矛盾的規(guī)定，而且當(dāng)文件更改時(shí)，能夠確保文件的使用者得到文件的有效版本。通常唯一確定某一文件的有效狀態(tài)需要三種標(biāo)識，即文件編號、文件版本號以及文件的發(fā)放號。紅頭文件中的發(fā)文文號相當(dāng)于文件編號，文件版本號和文件的發(fā)放號在傳統(tǒng)的文件管理中沒有明確。

   紅頭文件的發(fā)文編號一般是以發(fā)文部門為主、兼顧發(fā)文性質(zhì)作為編號規(guī)則，以省局發(fā)文文號為例，主要包括局發(fā)文和局函文，例如：冀質(zhì)監(jiān)發(fā)（2012）001，或冀質(zhì)監(jiān)函（2012）001；標(biāo)準(zhǔn)化管理認(rèn)證的文件編號通常是以文件性質(zhì)或類別作為編號原則，例如可以是：JZJ/BZH2012-001，表示“冀質(zhì)監(jiān)/標(biāo)準(zhǔn)化類文件/2012年/第001號文”。標(biāo)準(zhǔn)化管理認(rèn)證文件編號規(guī)則的優(yōu)點(diǎn)在于，當(dāng)部門名稱或其職能發(fā)生變化后，因其文件性質(zhì)不會變，有助于文件的識別和追溯。

   按照標(biāo)準(zhǔn)化管理認(rèn)證中的文件控制要求的通常做法是，對同一件事情最好用最少的文件規(guī)定；對同一件事情若需要用不同的文件規(guī)定時(shí)，應(yīng)該說明不同文件之間的相互和引用關(guān)系；當(dāng)對某項(xiàng)工作作出規(guī)定時(shí)，最好將有關(guān)此項(xiàng)工作的所有相關(guān)文件進(jìn)行評審，該換版的換版、能合并的合并，盡量避免對同一事項(xiàng)的規(guī)定同時(shí)存在多個(gè)文件的“打補(bǔ)丁”、或“補(bǔ)丁摞補(bǔ)丁”的情況。

   需要特別強(qiáng)調(diào)的是，應(yīng)該特別注意保持機(jī)關(guān)官方網(wǎng)站中文件的最新有效狀態(tài)的識別，以及其相關(guān)版本的有效獲取，防止文件的誤用。

   以紅頭文件作為正文，以標(biāo)準(zhǔn)化管理認(rèn)證的文件編號模式進(jìn)行編號的文件作為附件，是一種兼顧的折中方法，曾在某知名認(rèn)證機(jī)構(gòu)的文件管理中得到應(yīng)用，實(shí)踐證明效果良好。

    五是行政許可檔案是具有法律效力的特殊質(zhì)量記錄。

   按照標(biāo)準(zhǔn)化管理認(rèn)證的要求，質(zhì)量記錄的作用主要包括兩個(gè)方面：一是作為機(jī)關(guān)行政服務(wù)有效性的證實(shí)；二是當(dāng)發(fā)生行政相對人投訴、甚至是法律訴訟時(shí)，作為免責(zé)的證據(jù)。機(jī)關(guān)行政服務(wù)過程和結(jié)果的相關(guān)記錄，例如，質(zhì)量技術(shù)監(jiān)督各項(xiàng)行政許可檔案，由于其從“出生”就具有法律效力的特殊性，應(yīng)加強(qiáng)其從形成、流轉(zhuǎn)、歸檔、保護(hù)、查詢等全過程的管理和控制，確保其客觀性、有效性和可追溯性，同時(shí)應(yīng)特別注意應(yīng)滿足《檔案法》、《保密法》及其實(shí)施辦法等相關(guān)法律、法規(guī)要求。

    （作者單位：河北省質(zhì)量技術(shù)監(jiān)督局審查事務(wù)中心）

    《中國質(zhì)量技術(shù)監(jiān)督》2013年3月刊